Gestion des tâches

Créé par Nuša Prejac, Modifié le Ven, 3 Oct. à 6:58 H par Nuša Prejac

La fonctionnalité de gestion des tâches de Flexkeeping simplifie le processus de création de missions pour votre personnel, en répondant à plusieurs besoins, tels que la gestion des demandes des clients et des tâches internes à réaliser quotidiennement. Il est important de noter que toutes les tâches liées à la maintenance sont efficacement gérées via le module Réparations.

Dans cet article, vous apprendrez à propos de :

CRÉER UNE NOUVELLE TÂCHE

Créer des tâches est un processus simple qui peut être effectué soit sur le web, soit via l’application mobile, en suivant trois étapes faciles :

ÉTAPE 1 : Ajouter une tâche

Sur le web, allez dans le menu Missions -> Tâches. Cliquez sur le bouton vert "Ajouter une tâche" et sélectionnez l’une des options suivantes :

Ajouter une tâche interne (non liée aux réservations des clients)
Ajouter une demande client (liée aux réservations des clients)
Ajouter une demande pré-arrivée (liée aux réservations)

Sur l’application mobile, sélectionnez "Chambre" dans le menu. Un grand bouton vert + apparaîtra en bas à droite. Appuyez dessus pour accéder à l’option ajouter une tâche.

ÉTAPE 2 : Saisir les informations

Sur cette page, vous pouvez également modifier la priorité de la tâche en sélectionnant parmi les options suivantes :

Faible
Moyenne
Urgente

Sélection du code : dans la liste, choisissez le code correspondant. Les codes apparaissant ici peuvent être ajoutés à la page des codes de missions.

Sélection de l’espace : si la tâche concerne une chambre spécifique, sélectionnez-la dans la liste, et le personnel assigné à cette chambre sera automatiquement affecté à la tâche.

Assignation : si vous devez assigner la tâche à une personne spécifique, sélectionnez-la dans la liste. Vous pouvez également assigner la tâche à un groupe d’utilisateurs ; tous les membres recevront une notification.

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur "Enregistrer" et la tâche sera créée.

REMARQUE : Pour créer une tâche, vous devez remplir au moins une des options : espace ou personne assignée.

OPTIONS SUPPLÉMENTAIRES

Sur le web, ces options supplémentaires apparaissent à droite de l’écran ; sur l’application mobile, elles sont accessibles en bas de l’écran.

Priorité : modifier l’importance de la tâche (Faible, Moyenne, Élevée)
Date d’échéance : ajouter la date et l’heure à laquelle la tâche doit être terminée
Planification de la mission : utilisée pour créer des tâches futures
Mission récurrente : créer des tâches répétitives
Pièces jointes : ajouter des images, vidéos ou fichiers
Liste de tâches : ajouter des sous-tâches supplémentaires à effectuer

COMMENT TRAVAILLER AVEC LA LISTE DES TÂCHES

Une fois qu’une tâche est assignée à une personne, elle reçoit immédiatement une notification sonore et une alerte apparaît à côté de l’icône de la cloche.

Sur le web :
Toutes les tâches sont accessibles depuis la page des tâches. En cliquant sur une tâche, une boîte apparaît à droite offrant les options : modifier, commenter ou marquer comme terminée. En haut de la page, les utilisateurs peuvent appliquer différents filtres pour afficher les tâches selon leur état :

Soumises
Toutes
Mes tâches
Terminées
En attente
Récurrentes
Futures
Annulées

La visibilité des tâches peut également être modifiée via Tri, Regroupement ou Filtres.

Tri par : l’affichage par défaut est trié par date de création, avec l’option croissante ou décroissante.

Regroupement par : cette option change la manière dont les missions sont regroupées pour une meilleure visibilité des tâches en attente.

L’aperçu des tâches dépend du groupe d’utilisateurs et des droits assignés. Différents groupes peuvent avoir différents niveaux d’accès aux informations.

Sur l’application mobile :

Les utilisateurs peuvent facilement accéder à la barre d’outils en bas de l’écran pour voir les commentaires, tâches et réparations. La même liste est accessible via le menu principal en sélectionnant Tâches. Chaque tâche peut être ouverte et ses détails modifiés (selon les permissions). Les commentaires peuvent être ajoutés pour partager des informations supplémentaires. Les filtres permettent d’afficher les tâches selon différents critères.

TERMINER UNE TÂCHE

Pour compléter une tâche qui vous est assignée :

Accédez à la liste des tâches
Localisez la tâche à terminer
Cliquez sur l’icône Soumettre
Appuyez sur Terminé pour confirmer

MODIFIER UNE TÂCHE

Les tâches peuvent être modifiées sur le web et l’application mobile :

Web : cliquez sur les trois points et sélectionnez Modifier. Ajustez les informations et cliquez sur Enregistrer.
Mobile : cliquez sur la tâche, puis sur l’icône crayon en haut à droite. Modifiez et cliquez sur Enregistrer.

TÂCHES FUTURES

Cette fonctionnalité permet de créer des tâches à effectuer à une date précise. Pour ce faire :

Accédez à la création de tâche
Sélectionnez le code, l’espace ou l’utilisateur concerné
À droite, dans Planifier pour, cliquez sur le champ vide pour choisir la date
Un calendrier apparaîtra pour sélectionner la date et l’heure. Si aucune heure n’est choisie, la tâche sera créée à 00:00. Cliquez sur OK

TÂCHES RÉCURRENTES

Cette fonctionnalité permet de créer des tâches ou réparations récurrentes.

Accédez à la création de tâche
Sélectionnez le code, l’espace ou l’utilisateur concerné
À droite, activez Mission récurrente
Choisissez la fréquence : Quotidienne, Périodique, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle
Définissez la répétition et la date de fin si nécessaire (pour une demande client, vous pouvez arrêter à la date de départ du client)
Cliquez sur Enregistrer

Toutes les tâches récurrentes apparaissent sur la page des tâches dans la section dédiée.

Lors de la modification d’une tâche récurrente, un pop-up apparaît pour choisir si les changements s’appliquent uniquement à cette tâche ou à toutes les futures.