Oppgavehåndtering

Flexkeepings oppgavefunksjon gjør det enklere å opprette oppgaver for de ansatte, og kan brukes til flere formål – fra håndtering av gjesteforespørsler til interne oppgaver som må utføres daglig. Det er viktig å merke seg at alle vedlikeholdsrelaterte oppgaver håndteres effektivt gjennom Reparasjoner-modulen.

I denne artikkelen lærer du mer om:

• Hvordan opprette en ny oppgave
  

• Tilleggsalternativer
  

• Hvordan arbeide med oppgavelisten
  

• Fullføring av en oppgave
  

• Redigering av en oppgave
  

• Fremtidige og gjentakende oppgaver
  
  

Opprette en ny oppgave

Å opprette en oppgave er enkelt og kan gjøres både på nettet og i mobilappen i tre enkle trinn:

Trinn 1: Legg til en oppgave

På nettet: Gå til menyen Oppgaver → Oppgaver. Klikk på den grønne knappen Legg til oppgave, og velg ett av følgende alternativer:

• Legg til intern oppgave (ikke koblet til gjestereservasjoner)
  
  

• Legg til gjesteforespørsel (koblet til gjestereservasjoner)
  
  

• Legg til forespørsel før ankomst (koblet til reservasjoner)
  
  

På mobilappen: Velg Rom fra menyen, og trykk på den store grønne +-knappen nederst til høyre for å legge til en oppgave.

Trinn 2: Fyll inn informasjonen

På denne siden kan du også endre prioritet på oppgaven:

• Lav
  

• Middels
  

• Haster
  
  

Velg kode: Velg koden som passer oppgaven. Kodene som vises her kan legges til i oppgavekode-siden.
Velg rom: Hvis oppgaven gjelder et spesifikt rom, velg det fra listen. Den tildelte renholderen for rommet blir automatisk tilordnet oppgaven.
Tildel: Hvis oppgaven skal tildeles en bestemt person, velg brukeren fra listen. Du kan også tildele oppgaven til en gruppe – da får alle i gruppen et varsel.

Når du har fylt ut skjemaet, klikk Lagre for å opprette oppgaven.

Merk: For å kunne opprette en oppgave må du fylle ut minst ett av feltene: rom eller tilordnet person.

Tilleggsalternativer

På nettet vises disse alternativene på høyre side av skjermen, mens de i mobilappen finnes nederst.

• Prioritet: Endre viktighetsnivået (Lav, Middels, Høy)
  
  

• Forfallsdato: Legg til dato og klokkeslett for når oppgaven må fullføres
  
  

• Planlegging: Brukes når du oppretter fremtidige oppgaver
  
  

• Gjentakende oppgave: Opprett gjentakende oppgaver
  
  

• Vedlegg: Legg til bilder, videoer eller filer
  
  

• Oppgaveliste: Legg til underoppgaver som må utføres
  
  

Arbeid med oppgavelisten

Når en oppgave blir tildelt en bruker, mottar de et lydvarsel umiddelbart. Et varsel vil også vises ved bjelleikonet.

På nettet

Alle oppgaver kan vises fra Oppgaver-siden. Ved å klikke på en oppgave åpnes et sidepanel hvor du kan redigere, kommentere eller markere oppgaven som fullført.

Øverst på siden kan du bruke filtre for å vise oppgaver etter status:

• Sendt inn
  

• Alle
  

• Mine oppgaver
  

• Fullført
  

• På vent
  

• Gjentakende
  

• Fremtidige
  

• Kansellerte
  
  

Du kan også justere visningen med Sortering, Gruppering eller Filtre:

• Sorter etter: Standardvisning er Opprettet dato. Du kan endre rekkefølgen til stigende eller synkende.
  

• Grupper etter: Endrer hvordan oppgaver vises, for bedre oversikt.
  
  
  
  

Eksempel: Grupper etter Fremtidige datoer for å se kommende oppgaver.

Tilgangen til oppgaver avhenger av brukergruppen og tilhørende rettigheter.

Mobilapp

Brukeren har enkel tilgang til kommentarer, oppgaver og reparasjoner via verktøylinjen nederst. Listen over relevante oppgaver finnes også under Oppgaver i hovedmenyen. Her kan du åpne, redigere (avhengig av rettigheter) og kommentere oppgaver. Kommentarer er nyttige for å dele ekstra informasjon med kolleger. Som på webversjonen kan du bruke filtre for å vise oppgaver basert på bestemte kriterier.

Fullføring av en oppgave

For å fullføre en oppgave:

1. Gå til oppgavelisten
   
   

2. Finn oppgaven du vil fullføre
   
   

3. Klikk på Send inn-ikonet
   
   

4. Trykk på Ferdig for å bekrefte fullføringen
   
   

Redigering av en oppgave

Oppgaver kan redigeres både på nettet og i mobilappen.

• På nettet: Klikk på de tre prikkene og velg Rediger. Oppdater informasjonen og klikk Lagre.
  
  

• I appen: Klikk på oppgaven, deretter på blyantikonet øverst til høyre. Gjør endringer og lagre.
  
  

Fremtidige oppgaver

Denne funksjonen lar deg opprette oppgaver som skal utføres på en bestemt fremtidig dato.

1. Gå til opprettelse av oppgave.
   
   

2. Velg riktig kode, rom eller bruker.
   
   

3. På høyre side, under Planlegg for, klikk i feltet for å velge dato.
   
   

4. Velg dato og klokkeslett i kalenderen.
    (Hvis ingen tid velges, opprettes oppgaven kl. 00:00.)
   
   

5. Klikk OK for å bekrefte.
   
   

Gjentakende oppgaver

Denne funksjonen lar deg opprette oppgaver eller reparasjoner som skal utføres regelmessig.

1. Gå til opprettelse av oppgave.
   
   

2. Velg riktig kode, rom eller bruker.
   
   

3. Aktiver alternativet Gjentakende oppgave.
   
   

4. Velg frekvens: Daglig, Ukentlig, Månedlig, Årlig.
   
   

5. Angi hvor ofte oppgaven skal gjentas.
   
   

6. Under Slutter, velg om oppgaven skal ha en sluttdato eller fortsette uten stopp.
    (For gjesteforespørsler kan du velge å avslutte på avreisedagen.)
   
   

7. Klikk Lagre når du er ferdig.
   
   

Alle gjentakende oppgaver kan vises på Oppgaver-siden under seksjonen for Gjentakende oppgaver.

Ved redigering av en gjentakende oppgave får du valget om endringen skal gjelde kun for den valgte oppgaven eller for alle fremtidige.