Upravljanje zadacima

Funkcionalnost zadataka u Flexkeepingu pojednostavljuje proces stvaranja zadataka za vaš osoblje, služeći više svrha kao što su upravljanje zahtjevima gostiju i unutarnjim poslovima koji se trebaju obaviti svakodnevno. Važno je napomenuti da se svi zadaci vezani uz održavanje učinkovito upravljaju putem modula za popravke.

U ovom članku naučit ćete o:

• STVARANJU NOVOG ZADATKA
• DODATNIM OPCIJAMA
• KAKO RADITI S POPISOM ZADATKA
• ZAVRŠAVANJU ZADATKA
• UREĐIVANJU ZADATKA
• BUDUĆIM I PONOVLJENIM ZADATCIMA

STVARANJE NOVOG ZADATKA

Stvaranje zadataka je jednostavan proces koji se može obaviti putem weba ili aplikacije za telefon, a uključuje tri jednostavna koraka:

KORAK 1: Dodavanje zadatka

Na webu, idite u izbornik Zadaci -> Zadatak. Kliknite na zeleni gumb "Dodaj zadatak" i odaberite jednu od sljedećih opcija:

• Dodaj unutarnji zadatak (nije povezan s rezervacijama gostiju),
• Dodaj zahtjev gostiju (povezan s rezervacijama gostiju) ili
• Dodaj zahtjev prije dolaska (povezan s rezervacijama).

Na mobilnoj aplikaciji, odaberite "Soba" iz izbornika, a u donjem desnom kutu pojavit će se veliki zeleni gumb plus. Dodirnite ga da biste pristupili opciji za dodavanje zadatka.

KORAK 2: Unos informacija

Na ovoj stranici također možete promijeniti prioritet zadatka, odabirom jedne od sljedećih opcija:

• Nizak
• Srednji
• Hitno

Odaberite kod: Iz popisa odaberite kod koji se primjenjuje. Kodovi koji se ovdje pojavljuju mogu se dodati na stranicu koda zadatka.

Odaberite prostor: Ako je zadatak povezan s određenom sobom, odaberite je iz popisa, a dodijeljeni sobar za tu sobu automatski će biti dodijeljen zadatku.

Dodijeli: Ako trebate dodijeliti zadatak određenoj osobi, odaberite je iz popisa. Također možete dodijeliti zadatak grupi korisnika, a svi u grupi će primiti obavijest da ga dovrše. Kada završite s ispunjavanjem obrasca, kliknite "Spremi" i zadatak će biti kreiran.

NAPOMENA: Da biste stvorili zadatak, morate ispuniti barem jednu od opcija: prostor ili dodijeljeni.

DODATNE OPCIJE

Na webu, ove dodatne opcije pojavljuju se na desnoj strani ekrana, a na mobilnoj aplikaciji su dostupne na dnu ekrana.

• Prioritet: Promijenite važnost zadatka (Nizak, Srednji, Visok)
• Datum završetka: Možete dodati datum i vrijeme do kada zadatak treba biti završen.
• Planiranje zadatka: Primjenjuje se kada postavljamo buduće zadatke.
• Ponovljeni zadatak: Stvaranje ponovljenih zadataka.
• Privici: Ova funkcija vam omogućuje dodavanje slika, videa ili datoteka.
• Lista zadataka: Možete dodati dodatne podzadatke koji trebaju biti izvršeni.

Web

Mobilna aplikacija

KAKO RADITI S POPISOM ZADATKA

Kada je zadatak dodijeljen osobi, ona će odmah primiti zvučnu obavijest. Osim toga, obavijest će se pojaviti pored ikone zvona.

Web

Na webu, svi zadaci mogu se pristupiti s stranice zadataka. Klikom na zadatak, dodatni okvir će se pojaviti na desnoj strani, pružajući opcije za uređivanje, komentiranje ili označavanje zadatka kao dovršenog. Na vrhu stranice, korisnici mogu prebacivati između različitih filtara kako bi vidjeli zadatke prema različitim fazama, uključujući:

• Poslano
• Svi
• Moji zadaci
• Završeno
• Na čekanju
• Ponavljajući
• Budući
• Otkazano

Vidljivost zadataka također se može promijeniti podešavanjem sortiranja, grupiranja ili korištenjem filtara.

Sortiraj po

Zadani prikaz je sortiranje po datumu stvaranja. Strelica sa strane pokazuje redoslijed, uzlazni ili silazni. Zadano je silazno.

Grupiraj po

Ova opcija mijenja način na koji grupiramo zadatke, pružajući bolju vidljivost o neizvršenim zadacima.

U ovom primjeru ispod, grupiramo zadatke prema "Budućem datumu", što omogućuje korisniku da vidi zadatke koji su neizvršeni u budućnosti.

Vidljivost pregleda zadataka ovisi o korisničkoj grupi i dodijeljenim pravima. Različite korisničke grupe mogu imati različite razine pristupa informacijama o zadacima.

Mobilna aplikacija

Iz većine ekrana, korisnici lako mogu vidjeti i pristupiti donjoj traci koja nudi pregled komentara, zadataka i popravaka. Isti popis može se otvoriti iz glavnog izbornika aplikacije odabirom Zadatci. Nakon pristupa ovoj stranici, naći ćete popis zadataka koji su relevantni za vas. Svaki zadatak može se otvoriti, a njegovi detalji mogu se urediti (ovisno o dozvolama). Sve promjene koje se naprave bilježe se za referencu. Osim toga, imate opciju dodavanja komentara, što može biti korisno za dijeljenje dodatnih informacija o zadatku s kolegama. Slično web verziji, korisnik može primijeniti različite filtre za prikaz zadataka na temelju specifičnih kriterija.

ZAVRŠAVANJE ZADATKA

Da biste završili zadatke koji su vam dodijeljeni, slijedite ove korake:

• Pristupite popisu zadataka.
• Pronađite određeni zadatak koji želite označiti kao dovršen.
• Kliknite na ikonu "Podnesi".
• Pritisnite gumb "Završeno" da biste potvrdili završetak.

Na webu

Mobilna aplikacija

UREĐIVANJE ZADATKA

Zadaci se mogu uređivati i na webu i u aplikaciji.

• Na webu: Kliknite na tri točke i odaberite "Uredi". Dodajte i prilagodite informacije i spremite.
• Na aplikaciji: Kliknite na zadatak, a u gornjem desnom kutu kliknite na olovku. Prilagodite zadatak i kliknite "Spremi".

Na webu

Mobilna aplikacija

BUDUĆI ZADACI

Ova funkcija vam omogućuje stvaranje budućih zadataka koji se trebaju dovršiti na određeni datum. Da biste stvorili takve zadatke, slijedite dolje navedene korake.

Započnite pristupom stvaranju zadatka. Odaberite odgovarajući kod, prostor ili korisnika relevantnog za zadatak. Nakon što to učinite, slijedite sljedeće korake:

• Na desnoj strani okvira, u "Planiraj za", kliknite na prazno polje za odabir datuma.
• Pojavit će se kalendar na kojem možete odabrati budući datum i vrijeme. Ako se ne odabere vrijeme, zadatak će biti stvoren u 00:00. Kliknite "U redu" da potvrdite odabir.

PONAVLJAJUČI ZADACI

Ova funkcija vam omogućuje stvaranje ponovljenih zadataka ili popravaka koji se trebaju događati na redovitom rasporedu.

Započnite pristupom stvaranju zadatka. Odaberite odgovarajući kod, prostor ili korisnika relevantnog za zadatak. Nakon što to učinite, slijedite sljedeće korake:

• Na desnoj strani okvira, omogućite opciju "Ponavljajuči zadatak".
• Odaberite učestalost: Dnevno, Periodično, Tjedno, Mjesečno, Godišnje.
• Odaberite koliko često se ovaj zadatak treba dovršiti.
• Kraj: Definirajte treba li ovaj zadatak imati datum završetka ili nastaviti neodređeno. (Ako je u pitanju zahtjev gosta, imat ćete opciju završiti ponavljanje na dan odlaska gosta.)
• Nakon konfiguriranja opcija, kliknite "Spremi".

Svaki ponovljeni zadatak koji stvorite može se pronaći na stranici zadataka pod odjeljkom posvećenim ponovljenim zadacima.

Kada uređujete ponovljeni zadatak, otvorit će se skočni prozor u kojem trebate odabrati želite li da nova postavka bude promijenjena samo na toj specifičnoj dodjeli ili na svim budućim dodjelama.