Gestione delle Attività

La funzionalità di gestione delle attività di Flexkeeping semplifica il processo di creazione delle assegnazioni per il tuo staff, servendo a molteplici scopi come la gestione delle richieste degli ospiti e dei compiti interni da svolgere quotidianamente. È importante notare che tutte le attività relative alla manutenzione sono gestite in modo efficiente attraverso il modulo "Riparazioni".

In questo articolo scoprirai:

• CREARE UNA NUOVA ATTIVITÀ
• OPZIONI AGGIUNTIVE
• COME LAVORARE CON L'ELENCO DELLE ATTIVITÀ
• COMPLETARE UN'ATTIVITÀ
• MODIFICARE UN'ATTIVITÀ 
• ATTIVITÀ FUTURE E RICORRENTI

CREARE UNA NUOVA ATTIVITÀ

Creare attività è un processo semplice che può essere effettuato sia tramite il web che attraverso l'app mobile, seguendo tre passaggi facili:

PASSAGGIO 1: Aggiungere un'attività

• Sul web: Naviga nel menu "Assegnazioni" -> "Attività". Clicca sul pulsante verde "Aggiungi attività" e seleziona una delle seguenti opzioni:
  • Aggiungi attività interna (non collegata a prenotazioni degli ospiti),
  • Aggiungi richiesta ospite (collegata a prenotazioni degli ospiti),
  • Aggiungi richiesta pre-arrivo (collegata a prenotazioni).

• Sull'app mobile: Seleziona "Camera" dal menu, e apparirà un grande pulsante verde con il simbolo "+” nell'angolo in basso a destra. Toccalo per accedere all'opzione di aggiunta di un'attività.

PASSAGGIO 2: Inserire le informazioni

In questa pagina, puoi anche modificare la priorità dell'attività, selezionando tra le seguenti opzioni:

• Bassa
• Media
• Urgente

Altri campi da compilare:

• Seleziona codice: Dall'elenco, seleziona il codice appropriato. I codici che appaiono qui possono essere aggiunti nella pagina dei codici di assegnazione.
• Seleziona spazio: Se l'attività è relativa a una specifica camera, selezionala dall'elenco, e il/la governante assegnato/a a quella camera sarà automaticamente assegnato/a all'attività.
• Assegna: Se desideri assegnare l'attività a una persona specifica, selezionala dall'elenco. Puoi anche assegnare l'attività a un gruppo di utenti, e tutti i membri del gruppo riceveranno una notifica per completarla.

Una volta completato il modulo, clicca su "Salva", e l'attività sarà creata.

NOTA: Per creare un'attività, è necessario compilare almeno uno dei seguenti campi: spazio o assegnatario.

OPZIONI AGGIUNTIVE

• Sul web: Queste opzioni aggiuntive appaiono sul lato destro dello schermo.
• Sull'app mobile: Possono essere accessibili nella parte inferiore dello schermo.

Le opzioni includono:

1. Priorità: Modifica l'importanza dell'assegnazione (Bassa, Media, Alta).
2. Data di scadenza: Puoi aggiungere la data e l'ora entro cui l'attività deve essere completata.
3. Pianificazione dell'assegnazione: Si applica quando stiamo impostando attività future.
4. Assegnazione ricorrente: Crea attività ricorrenti.
5. Allegati: Questa funzione consente di aggiungere immagini, video o file.
6. Elenco di cose da fare: Puoi aggiungere sotto-attività aggiuntive che devono essere eseguite.

COME LAVORARE CON L'ELENCO DELLE ATTIVITÀ

Una volta che un'attività è assegnata a una persona, questa riceverà una notifica sonora immediata. Inoltre, apparirà una notifica accanto all'icona della campana.

Sul web

Tutte le attività possono essere accessibili dalla pagina delle attività. Cliccando su un'attività, apparirà una casella aggiuntiva sul lato destro, fornendo opzioni per modificare, commentare o contrassegnare l'attività come completata. In cima alla pagina, gli utenti possono passare tra diversi filtri per visualizzare le attività in base a vari stadi, tra cui:

• Inviato
• Tutte
• Le mie attività
• Completate
• In sospeso
• Ricorrenti
• Future
• Annullate

La visibilità delle attività può anche essere modificata regolando l'ordinamento, il raggruppamento o utilizzando i filtri.

• Ordina per: La visualizzazione predefinita è ordinata per data di creazione. La freccia sul lato mostra l'ordine, ascendente o discendente. Il valore predefinito è discendente.

• Raggruppa per: Questa opzione cambia il modo in cui raggruppiamo le assegnazioni, offrendo una migliore visibilità sulle assegnazioni in sospeso.

Ad esempio, raggruppando le attività per "Data futura", l'utente può vedere le attività in sospeso per il futuro.

La visibilità della panoramica delle attività dipende dal gruppo di utenti e dai diritti assegnati. Diversi gruppi di utenti possono avere diversi livelli di accesso alle informazioni sulle attività.

Sull'app mobile

Dalla maggior parte delle schermate, gli utenti possono facilmente vedere e accedere alla barra degli strumenti inferiore che offre una panoramica dei commenti, delle attività e delle riparazioni. Lo stesso elenco può anche essere aperto dal menu principale dell'app selezionando "Attività". Accedendo a questa pagina, troverai un elenco di attività rilevanti per te. Ogni attività può essere aperta, e i suoi dettagli possono essere modificati (soggetti a permessi). Tutte le modifiche apportate vengono registrate per riferimento. Inoltre, hai la possibilità di aggiungere commenti, che possono essere utili per condividere informazioni aggiuntive sull'attività con i tuoi colleghi. Similmente alla versione web, l'utente può applicare vari filtri per visualizzare le attività in base a criteri specifici, come elencato sopra.

COMPLETARE UN'ATTIVITÀ

Per completare le attività assegnate a te, segui questi passaggi:

1. Accedi all’elenco delle attività.
2. Individua l’attività specifica che desideri contrassegnare come completata.
3. Clicca sull’icona "Invia".
4. Premi il pulsante "Completata" per confermare il completamento.

Sul web

App mobile

MODIFICARE UN'ATTIVITÀ

Le attività possono essere modificate sia dal web che dall’app mobile.

• Sul web: clicca sui tre puntini accanto all’attività e seleziona Modifica. Aggiungi o modifica le informazioni necessarie, quindi clicca su Salva.
• Sull’app mobile: apri l’attività, clicca sull’icona a forma di penna in alto a destra. Modifica le informazioni desiderate e clicca su Salva.

Sul web

App mobile

ATTIVITÀ FUTURE

Questa funzionalità ti consente di creare attività da svolgere in una data futura specifica. Per creare un’attività futura, segui i passaggi qui sotto:

1. Inizia accedendo alla creazione di una nuova attività.
2. Seleziona il codice, lo spazio o l’utente a cui l’attività è collegata.
3. Sul lato destro del modulo, nella sezione "Pianificata per", clicca sul campo vuoto per selezionare la data.
4. Apparirà un calendario in cui potrai scegliere la data futura e l’orario. Se non viene scelto un orario, l’attività verrà programmata per le 00:00.
5. Clicca su "OK" per confermare la selezione.

ATTIVITÀ RICORRENTI

Questa funzionalità ti consente di creare attività o riparazioni ricorrenti che devono essere svolte con una certa regolarità.

1. Inizia accedendo alla creazione di una nuova attività.
2. Seleziona il codice, lo spazio o l’utente a cui l’attività è collegata.
3. Sul lato destro del modulo, attiva l’opzione "Assegnazione ricorrente".
4. Scegli la frequenza:
   • Giornaliera
   • Periodica
   • Settimanale
   • Mensile
   • Annuale
5. Seleziona ogni quanto tempo l’attività deve essere completata.
6. Fine: definisci se l’attività deve avere una data di fine oppure essere continua. (Nel caso di richieste degli ospiti, puoi scegliere di far terminare l’attività ricorrente il giorno del check-out dell’ospite).
7. Dopo aver configurato tutte le opzioni, clicca su "Salva".

Ogni attività ricorrente creata sarà visibile nella pagina delle attività, nella sezione dedicata alle attività ricorrenti.

Quando modifichi un’attività ricorrente, comparirà un messaggio che ti chiederà se desideri applicare le modifiche solo all’assegnazione selezionata o a tutte le assegnazioni future.