Aufgabenmanagement

Die Aufgabenfunktion von Flexkeeping vereinfacht den Prozess der Erstellung von Aufgaben für Ihr Personal. Sie dient verschiedenen Zwecken, wie z. B. der Verwaltung von Gästewünschen und internen Arbeiten, die täglich erledigt werden müssen. Bitte beachten Sie, dass alle wartungsbezogenen Aufgaben effizient über das Modul Reparaturen verwaltet werden.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über:

• ERSTELLEN EINER NEUEN AUFGABE

• ZUSÄTZLICHE OPTIONEN

• UMGANG MIT DER AUFGABENLISTE

• ABSCHLIESSEN EINER AUFGABE

• BEARBEITEN EINER AUFGABE

• ZUKÜNFTIGE UND WIEDERKEHRENDE AUFGABEN

ERSTELLEN EINER NEUEN AUFGABE

Das Erstellen von Aufgaben ist ein einfacher Prozess, der entweder über die Web-App oder die mobile App durchgeführt werden kann. Dazu sind nur drei Schritte erforderlich:

SCHRITT 1: Aufgabe hinzufügen

• In der Web-App:
  Navigieren Sie zum Menü Zuweisungen -> Aufgaben. Klicken Sie auf den grünen Button „Aufgabe hinzufügen“ und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

  • Interne Aufgabe hinzufügen (nicht mit Gästereservierungen verknüpft),

  • Gästewunsch hinzufügen (mit Gästereservierungen verknüpft),

  • Vor-Anreise-Wunsch hinzufügen (mit Reservierungen verknüpft).

• In der mobilen App:
  Wählen Sie im Menü Zimmer aus. In der unteren rechten Ecke erscheint ein großes grünes Plus-Symbol. Tippen Sie darauf, um eine neue Aufgabe hinzuzufügen.

SCHRITT 2: Informationen eingeben

Auf dieser Seite können Sie folgende Details anpassen:

• Priorität setzen: Wählen Sie aus:

  • Niedrig

  • Mittel

  • Dringend

• Code auswählen: Wählen Sie den passenden Code aus der Liste. Diese Codes können auf der Seite für Zuweisungscodes hinzugefügt werden.

• Bereich auswählen: Falls die Aufgabe mit einem bestimmten Zimmer verbunden ist, wählen Sie es aus der Liste aus. Das für dieses Zimmer zuständige Zimmermädchen wird automatisch zugewiesen.

• Zuweisen:

  • Falls die Aufgabe einer bestimmten Person zugewiesen werden soll, wählen Sie diese aus der Liste aus.

  • Alternativ kann die Aufgabe einer Benutzergruppe zugewiesen werden – alle Mitglieder der Gruppe erhalten dann eine Benachrichtigung. Sobald das Formular ausgefüllt ist, klicken Sie auf Speichern, um die Aufgabe zu erstellen.

Hinweis: Um eine Aufgabe zu erstellen, muss mindestens ein der folgenden Felder ausgefüllt sein: Bereich oder Zugewiesene Person.

ZUSÄTZLICHE OPTIONEN

In der Web-App befinden sich diese Optionen auf der rechten Seite des Bildschirms, in der mobilen App am unteren Bildschirmrand.

• Priorität: Wichtigkeit der Aufgabe (Niedrig, Mittel, Hoch) ändern.

• Fälligkeitsdatum: Legen Sie das Datum und die Uhrzeit fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss.

• Planung: Falls die Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden soll.

• Wiederkehrende Aufgabe: Erstellen Sie eine wiederkehrende Aufgabe.

• Anhänge: Bilder, Videos oder Dateien zur Aufgabe hinzufügen.

• To-Do-Liste: Fügen Sie Unteraufgaben hinzu, die erledigt werden müssen.

Web-app

Mobilen-app

UMGANG MIT DER AUFGABENLISTE

Sobald eine Aufgabe einer Person zugewiesen wird, erhält sie eine sofortige akustische Benachrichtigung. Zusätzlich erscheint eine Benachrichtigung neben dem Glockensymbol.

Web-App

In der Web-App sind alle Aufgaben über die Aufgaben-Seite zugänglich.

• Beim Anklicken einer Aufgabe erscheint auf der rechten Seite ein Zusatzfenster mit Optionen:

  • Bearbeiten

  • Kommentieren

  • Als erledigt markieren

• Am oberen Rand der Seite können Benutzer zwischen verschiedenen Filtern wechseln, um Aufgaben in folgenden Kategorien anzuzeigen:

  • Eingereicht

  • Alle

  • Meine Aufgaben

  • Erledigt

  • In Bearbeitung

  • Wiederkehrend

  • Zukünftig

  • Abgebrochen

Sichtbarkeit der Aufgaben anpassen

Die Sichtbarkeit der Aufgaben kann durch Sortieren, Gruppieren oder Filtern angepasst werden.

Sortieren nach

Die Standardanzeige sortiert nach Erstellungsdatum.

• Der Pfeil an der Seite zeigt die Sortierreihenfolge: Aufsteigend oder Absteigend.

• Standardmäßig ist die Sortierung absteigend eingestellt.

Gruppieren nach

Diese Option ändert die Art und Weise, wie die Aufgaben gruppiert werden, um eine bessere Übersicht über offene Aufgaben zu ermöglichen.

• Im Beispiel unten werden Aufgaben nach „Zukünftigem Datum“ gruppiert, sodass Benutzer alle anstehenden Aufgaben für die Zukunft übersichtlich sehen können.

Die Sichtbarkeit der Aufgabenübersicht hängt von der Benutzergruppe und den zugewiesenen Rechten ab. Verschiedene Benutzergruppen haben unterschiedliche Zugriffsebenen auf Aufgabeninformationen.

Mobile App

Auf den meisten Bildschirmen haben Benutzer Zugriff auf die untere Symbolleiste, die eine Übersicht über Kommentare, Aufgaben & Reparaturen bietet.

• Die Aufgabenliste kann auch über das Hauptmenü unter „Aufgaben“ geöffnet werden.

• Nach dem Öffnen dieser Seite sieht der Benutzer eine Liste aller relevanten Aufgaben.

• Jede Aufgabe kann geöffnet und bearbeitet werden (je nach Berechtigung).

• Alle Änderungen werden automatisch protokolliert.

• Zudem besteht die Möglichkeit, Kommentare hinzuzufügen, um zusätzliche Informationen mit Kollegen zu teilen.

Ähnlich wie in der Web-Version können Nutzer Filter anwenden, um Aufgaben nach bestimmten Kriterien anzuzeigen.

ABSCHLIESSEN EINER AUFGABE

Um eine zugewiesene Aufgabe abzuschließen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Aufgabenliste öffnen

2. Die entsprechende Aufgabe auswählen

3. Auf das „Einreichen“-Symbol klicken

4. „Erledigt“-Button drücken, um die Aufgabe abzuschließen

Web-app

Mobilen app

BEARBEITEN EINER AUFGABE

Aufgaben können sowohl in der Web- als auch in der mobilen App bearbeitet werden.

• In der Web-App:

  • Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Aufgabe.

  • Wählen Sie „Bearbeiten“, nehmen Sie Änderungen vor und klicken Sie auf „Speichern“.

• In der mobilen App:

  • Öffnen Sie die Aufgabe.

  • Tippen Sie oben rechts auf das Stift-Symbol.

  • Passen Sie die Informationen an und klicken Sie auf „Speichern“.

ZUKÜNFTIGE AUFGABEN

Mit dieser Funktion können Aufgaben für ein zukünftiges Datum erstellt werden.

1. Erstellen Sie eine neue Aufgabe wie gewohnt.

2. Wählen Sie den passenden Code, Bereich oder Benutzer.

3. Klicken Sie auf der rechten Seite unter „Planen für“ in das leere Feld.

4. Ein Kalender erscheint – wählen Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit.

   • Falls keine Zeit ausgewählt wird, wird die Aufgabe automatisch um 00:00 Uhr erstellt.

5. Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“.

WIEDERKEHRENDE AUFGABEN

Diese Funktion ermöglicht das Erstellen von sich wiederholenden Aufgaben oder Reparaturen.

1. Erstellen Sie eine neue Aufgabe wie gewohnt.

2. Wählen Sie den passenden Code, Bereich oder Benutzer.

3. Aktivieren Sie auf der rechten Seite die Option „Wiederkehrende Zuweisung“.

4. Häufigkeit wählen:

   • Täglich

   • Periodisch

   • Wöchentlich

   • Monatlich

   • Jährlich

5. Wie oft soll die Aufgabe wiederholt werden?

6. Enddatum festlegen:

   • Die Aufgabe kann nach einer bestimmten Anzahl an Wiederholungen enden.

   • Alternativ kann ein festes Enddatum festgelegt werden.

   • Bei Gästewünschen kann die Wiederholung am Abreisetag des Gastes enden.

7. Nach der Konfiguration auf „Speichern“ klicken.

Verwaltung wiederkehrender Aufgaben

• Wiederkehrende Aufgaben werden in der Aufgabenliste unter einer speziellen Kategorie gespeichert.

• Beim Bearbeiten einer wiederkehrenden Aufgabe erscheint ein Popup, in dem festgelegt werden kann, ob die Änderungen nur für diese Aufgabe oder für alle zukünftigen Wiederholungen gelten sollen.