Gestión de Tareas

Creada por Nuša Prejac, Modificado el Jue., 3 Abr. a las 9:04 P. M. por Nuša Prejac

Gestión de Tareas

La funcionalidad de tareas de Flexkeeping simplifica el proceso de crear asignaciones para tu equipo, permitiendo gestionar diversas solicitudes de los huéspedes y tareas internas que deben realizarse a diario. Es importante destacar que cualquier tarea relacionada con mantenimiento se gestiona eficientemente a través del módulo de Reparaciones.

En este artículo aprenderás sobre:

CREAR UNA NUEVA TAREA

Crear tareas es un proceso sencillo que puede realizarse tanto en la versión web como en la aplicación móvil en tres pasos fáciles:

PASO 1: Agregar una tarea

En la web, dirígete al menú Asignaciones -> Tareas. Haz clic en el botón verde "Añadir Tarea" y selecciona una de las siguientes opciones:

Añadir tarea interna (no vinculada a reservas de huéspedes)
Añadir solicitud de huésped (vinculada a reservas de huéspedes)
Añadir solicitud previa a la llegada (vinculada a reservas)

En la aplicación móvil, selecciona "Habitación" en el menú y aparecerá un gran botón verde de más (+) en la esquina inferior derecha. Toca este botón para acceder a la opción de añadir una tarea.

PASO 2: Introducir la información

En esta sección, también puedes cambiar la prioridad de la tarea, eligiendo entre las siguientes opciones:

Baja
Media
Urgente

Seleccionar código: Escoge el código correspondiente de la lista. Los códigos que aparecen aquí pueden añadirse a la página de códigos de asignación.

Seleccionar espacio: Si la tarea está relacionada con una habitación específica, selecciónala en la lista. El ama de llaves asignado a esa habitación recibirá automáticamente la tarea.

Asignar: Si es necesario asignar la tarea a una persona en particular, selecciónala de la lista. También puedes asignarla a un grupo de usuarios, de modo que todos los miembros del grupo recibirán una notificación para completarla.

Una vez que completes el formulario, haz clic en "Guardar", y la tarea se creará.

NOTA: Para crear una tarea, es necesario completar al menos una de las siguientes opciones: espacio o asignado.

OPCIONES ADICIONALES

En la web, estas opciones adicionales aparecen en el lado derecho de la pantalla, mientras que en la aplicación móvil pueden encontrarse en la parte inferior de la pantalla.

Prioridad: Cambia la importancia de la asignación (Baja, Media, Alta).
Fecha de vencimiento: Agrega la fecha y hora límite para completar la tarea.
Programación de asignaciones: Configura tareas futuras.
Asignación recurrente: Crea tareas que se repiten periódicamente.
Adjuntos: Agrega imágenes, videos o archivos.
Lista de tareas pendientes: Añade subtareas que deben ejecutarse.

CÓMO TRABAJAR CON LA LISTA DE TAREAS

Una vez que se asigna una tarea a una persona, esta recibirá una notificación sonora inmediata. Además, aparecerá una notificación junto al icono de la campana.

En la web

Todas las tareas pueden consultarse en la página de Tareas. Al hacer clic en una tarea, aparecerá un panel en el lado derecho con opciones para editar, comentar o marcar la tarea como completada.

En la parte superior de la página, los usuarios pueden cambiar entre diferentes filtros para ver las tareas según su estado:

Enviadas
Todas
Mis tareas
Completadas
En espera
Recurrentes
Futuras
Canceladas

También puedes cambiar la visibilidad de las tareas utilizando opciones de Ordenación, Agrupación o Filtros.

Ordenar por: Por defecto, las tareas se ordenan por fecha de creación. Puedes cambiar el orden entre Ascendente o Descendente.

Agrupar por: Modifica la forma en que se agrupan las asignaciones para mejorar la visibilidad de las tareas pendientes.

En este ejemplo, estamos agrupando las tareas por Fecha Futura, lo que permite ver qué tareas están programadas para el futuro. La visibilidad de las tareas dependerá del grupo de usuarios y sus permisos.

En la aplicación móvil

Desde la mayoría de las pantallas, los usuarios pueden acceder fácilmente a la barra inferior, que muestra una vista general de los comentarios, tareas y reparaciones.

La misma lista de tareas puede abrirse desde el menú principal de la aplicación seleccionando Tareas. Aquí encontrarás todas las tareas relevantes para ti.

Cada tarea se puede abrir para ver y editar sus detalles (según los permisos). Cualquier cambio realizado quedará registrado.

Además, puedes agregar comentarios, lo cual es útil para compartir información adicional con tus compañeros de trabajo. Al igual que en la web, puedes aplicar filtros para visualizar tareas según criterios específicos.

COMPLETAR UNA TAREA

Para completar una tarea asignada, sigue estos pasos:

Accede a la lista de tareas.
Ubica la tarea específica que deseas marcar como completada.
Haz clic en el icono "Enviar".
Pulsa el botón "Hecho" para confirmar su finalización.

EDITAR UNA TAREA

Las tareas pueden editarse tanto en la versión web como en la aplicación móvil.

En la web: Haz clic en los tres puntos y selecciona "Editar". Modifica la información y guarda los cambios.
En la aplicación móvil: Abre la tarea, toca el icono del lápiz en la esquina superior derecha, ajusta los detalles y guarda los cambios.

TAREAS FUTURAS

Esta función permite crear tareas que deben completarse en una fecha específica.

Para crear una tarea futura, sigue estos pasos:

Accede a la creación de tareas.
Selecciona el código, espacio o usuario correspondiente.
En el lado derecho, en la opción "Programar para", haz clic en el campo vacío para seleccionar la fecha.
Aparecerá un calendario donde podrás elegir la fecha y la hora. Si no seleccionas una hora, la tarea se creará a las 00:00.
Haz clic en "OK" para confirmar la selección.

TAREAS RECURRENTES

Esta función permite crear tareas o reparaciones recurrentes según una programación periódica.

Para configurarlas, sigue estos pasos:

Accede a la creación de tareas.
Selecciona el código, espacio o usuario correspondiente.
En el lado derecho, activa la opción "Asignación Recurrente".
Elige la frecuencia: Diaria, Periódica, Semanal, Mensual o Anual.
Selecciona la cantidad de veces que debe repetirse.
Finalización: Define si la tarea debe tener una fecha de finalización o continuar indefinidamente. (Si es una solicitud de huésped, puedes configurar la repetición hasta la fecha de salida del huésped).
Guarda los cambios.

Las tareas recurrentes aparecerán en la sección específica dentro de la página de tareas.

Al editar una tarea recurrente, aparecerá una ventana emergente preguntando si deseas aplicar los cambios solo a esa tarea o a todas las futuras asignaciones.