Codici di assegnazione

In questo articolo imparerai:

• Cosa sono i codici di assegnazione
• Creazione dei codici di assegnazione
• Opzione di importazione
• Aggiunta della traduzione

Cosa sono i codici di assegnazione?

I codici di assegnazione sono messaggi predefiniti che possono essere utilizzati per creare i seguenti elementi:

• Compiti
• Riparazioni
• Errore di pulizia
• Costo della qualità
• Feedback positivo
• Feedback negativo

Codici di assegnazione per i compiti

Puoi utilizzare la funzionalità dei compiti per creare attività interne per il tuo staff. Quando crei i codici di assegnazione, pensa a tutti i compiti che assegni regolarmente al personale in tutti i reparti. Questi possono includere:

• Attività interne come rifornire le mappe della città, portare fiori freschi, controllare se ci sono ospiti con compleanni, ecc.
• Richieste degli ospiti come cuscini extra, asciugamani aggiuntivi, culla per bambini, ecc.
• Richieste pre-arrivo: cane in camera, letti separati, cuscini senza piume, ecc.

Codici di assegnazione per le riparazioni

Questi codici vengono utilizzati specificamente per segnalare riparazioni al reparto manutenzione, quindi pensa a tutte le possibili riparazioni che vengono segnalate nella tua struttura. Ecco alcuni esempi: scarico della doccia bloccato, assenza di elettricità in camera, phon non funzionante, aria condizionata guasta, struttura del letto rotta, ecc.

Codici di assegnazione per errore di pulizia

Se non conosci ancora la funzionalità errore di pulizia, puoi trovare maggiori informazioni in questa pagina. Quando crei un codice di assegnazione, pensa a tutti i potenziali errori che possono verificarsi durante la pulizia. Ad esempio: polvere sotto il letto, vetro della doccia macchiato, letto non rifatto correttamente, ecc.

Codici di assegnazione nel modulo Relazione con gli Ospiti

Se stai utilizzando il nostro modulo Relazione con gli Ospiti, puoi anche aggiungere codici di assegnazione per il costo della qualità e per i feedback positivi o negativi ricevuti. Ecco alcuni esempi:

• Costo della qualità: crea voci per le occasioni in cui offri qualcosa agli ospiti, come luna di miele, anniversari, compleanni, soggiorni VIP, ecc.
• Feedback positivo: camere molto pulite, personale cordiale, cibo eccellente, ecc.
• Feedback negativo: la camera non era ben pulita, cattivo odore, camera declassata, ecc.

Creazione dei codici di assegnazione

Per creare un codice di assegnazione, vai su Amministrazione - Codici di assegnazione. Clicca sul pulsante blu +aggiungi nuovo codice di assegnazione e inserisci le seguenti informazioni:

• Titolo: nome del codice di assegnazione
• Tipo: seleziona il tipo di codice corrispondente
• Struttura: seleziona la struttura in cui deve essere visibile il codice. Se ne hai più di una, puoi selezionarle tutte o solo alcune.
• Categoria: seleziona la categoria, se applicabile. Puoi trovare maggiori informazioni sulle categorie qui.
• Opzione "Cambia in sporca": questa opzione è utile per affrontare problemi di pulizia o manutenzione. Se selezioni "Sì", quando viene utilizzato questo codice, lo stato della camera verrà modificato in "sporca". È utile, ad esempio, quando segnali un errore di pulizia come una doccia ancora sporca. In questo caso, la governante verrà notificata e dovrà tornare a sistemare la camera.
• Crediti: questa opzione ti permette di assegnare il tempo necessario per completare il compito. Viene utilizzata principalmente per le attività legate alla pulizia delle aree comuni.

Una volta completato il modulo, clicca sul segno di spunta verde per salvare.

Opzione di importazione

Se hai un elenco di codici di assegnazione da inserire, puoi semplificare il processo importandoli tramite Excel. Ecco come fare:

1. Trova e clicca il pulsante "Importa file CSV" in alto a destra.
2. Scarica il modello: scegli l’opzione “Scarica modello”. Si aprirà un file Excel.
3. Compila il modello: inserisci nel file Excel tutte le informazioni necessarie per ogni codice di assegnazione.
4. Salva le modifiche: una volta completato il file, salvalo.
5. Importa il file: torna su Flexkeeping, clicca di nuovo su "Importa", poi su "Importa".
6. Carica il file: aggiungi il file Excel salvato e conferma l’importazione.

Aggiunta della traduzione

Se nella tua struttura utilizzi più lingue, dovrai anche aggiungere la traduzione.

1. Trova il simbolo del globo sulla destra dello schermo e cliccaci sopra.
2. Seleziona "Importa file CSV" nell'interfaccia di traduzione.
3. Scarica il modello di traduzione.
4. Completa le traduzioni: apri il file CSV e aggiungi la traduzione per ogni codice nella lingua corrispondente.
5. Salva il file CSV.
6. Torna alla sezione Codici di assegnazione.
7. Clicca di nuovo sul simbolo del globo, questa volta scegliendo "Importa".
8. Carica il file CSV con le traduzioni e conferma il caricamento.