Riparazioni

Creato da Nuša Prejac, Modificato il Gio, 15 Mag alle 7:46 PM di Nuša Prejac

Il modulo di manutenzione di Flexkeeping ti consente di creare facilmente riparazioni per il tuo dipartimento di manutenzione. In questo articolo imparerai come:

CREARE UNA NUOVA RIPARAZIONE

Creare riparazioni è un processo semplice che può essere fatto sia sul web che tramite l'app mobile, seguendo tre passaggi facili:

PASSO 1: Aggiungere una riparazione

Sul web, vai su Manutenzione e clicca sul pulsante verde "Aggiungi Riparazione". Seleziona tra le seguenti opzioni: aggiungi riparazione interna o riparazione segnalata dal cliente.
Nell'app mobile, seleziona "Stanza" dal menu e apparirà un grande pulsante verde con il simbolo più nell'angolo in basso a destra. Toccalo per accedere all'opzione per aggiungere una riparazione. Inoltre, puoi accedere alle riparazioni anche dal menu laterale sotto il modulo Manutenzione.

PASSO 2: Inserire le informazioni

Stato della riparazione: L'impostazione predefinita per le riparazioni in Flexkeeping è "interna", ma hai la possibilità di cambiarla in "Segnalata dal cliente" cliccando sul pulsante Stato della riparazione.
In questa pagina, puoi anche cambiare la priorità della riparazione, selezionando tra le seguenti opzioni:
- Bassa
- Media
- Urgente
Dopo aver fatto le tue scelte, clicca sul pulsante Conferma.
Seleziona il codice: Dalla lista, seleziona il codice che si applica. I codici che appaiono qui possono essere aggiunti alla schermata del codice di assegnazione.
Seleziona lo spazio: Scegli l'area o lo spazio associato alla riparazione.
Una volta completato il modulo, clicca su Salva, e la riparazione sarà creata.

OPZIONI AGGIUNTIVE

Sul web, queste opzioni aggiuntive appaiono sul lato destro della schermata, mentre nell'app sono accessibili in fondo alla schermata.

Aggiungi foto: questa funzione ti permette di aggiungere foto e video.
Data di scadenza: puoi aggiungere la data e l'ora entro cui la riparazione deve essere completata.
Pianificazione assegnazione ti consente di creare riparazioni future.
To-Do List: puoi aggiungere sotto-task aggiuntivi che devono essere eseguiti.

Accettare e completare le riparazioni

Dopo aver creato una riparazione, una notifica verrà inviata a tutti i tecnici di manutenzione. Collaboreranno e decideranno tra di loro quale tecnico prenderà la responsabilità di sistemare la riparazione. Per assegnare la riparazione a te stesso, clicca semplicemente sull'icona dell'uomo e conferma la tua intenzione di auto-assegnarti il compito. Una volta completata la riparazione, clicca sul pulsante Invia e poi premi Fatto per confermarne il completamento.

PANORAMICA DELLE RIPARAZIONI IN ATTESA DI

Nell'app, puoi regolare comodamente l'ordine in cui le riparazioni sono visualizzate cliccando sull'icona del filtro. Questo ti fornirà diverse opzioni per organizzare la lista in base a vari filtri, tra cui priorità, data, stato, e altro.

Sul web, tutte le riparazioni sono accessibili dalla pagina Manutenzione. Cliccando su una riparazione, apparirà una finestra aggiuntiva sul lato destro, con opzioni per modificare, commentare o segnare la riparazione come completata. In cima alla pagina, gli utenti possono passare tra diversi filtri per visualizzare le riparazioni in base a vari stati, tra cui:

Inviate
Tutte
Fatto
In Attesa
Ricorrente
Future
Le mie attività
Annullate
Per Outsourcing

RIPARAZIONI FUTURE

Questa funzione ti permette di creare riparazioni future. Inizia navigando nel modulo di manutenzione e cliccando sul pulsante Aggiungi Riparazione. Seleziona il codice e lo spazio appropriato per la riparazione. Una volta completato, segui i passaggi di seguito.

Web:

Sul lato destro della finestra, clicca sul pulsante Pianifica Assegnazione.
Apparirà una finestra pop-up con le seguenti opzioni:
- Calendario: Scegli la data in cui questo compito deve essere completato.
- Ora: Seleziona l'ora specifica entro cui la riparazione deve essere completata.
- Aggiungi all'orario selezionato:
  - Assegnazione ricorrente: segnala come NO
  - Seleziona la data in cui la riparazione deve essere completata e premi Salva.

La riparazione sarà salvata sotto Riparazioni Future e verrà spostata nella scheda delle riparazioni non completate alla data selezionata.

Quando si modifica un'attività futura o ricorrente, apparirà una finestra pop-up in cui dovrai scegliere se vuoi che le nuove impostazioni vengano applicate solo a quella specifica assegnazione o a tutte le assegnazioni future.

METTERE UNA RIPARAZIONE IN ATTESA

Questa funzione ti consente di sospendere temporaneamente il processo di riparazione quando si verificano determinate circostanze. È progettata per situazioni in cui non è possibile completare immediatamente la riparazione, ad esempio perché è necessario ordinare dei pezzi di ricambio o contattare una società in outsourcing per risolvere il problema, ecc.

Per utilizzare questa funzione, segui questi passaggi:

Nell'app mobile:

Naviga alla riparazione specifica e cliccaci sopra.
Nell'angolo in alto a destra della schermata, trova e clicca sull'icona di pausa.
Apparirà una finestra pop-up che ti chiederà di fornire un motivo per mettere la riparazione in attesa.
Una volta fornito il motivo, clicca sul pulsante Conferma.

La riparazione verrà spostata nella scheda In Attesa, indicando la sua sospensione temporanea fino a quando non si potrà intraprendere ulteriori azioni.

Sul web:

Naviga nel modulo di manutenzione e seleziona la riparazione specifica.
Clicca sui tre puntini e seleziona l'opzione "In attesa".
Fornisci il motivo e clicca sul pulsante Metti in attesa per confermare.

COMPLETARE L'ASSEGNAZIONE IN ATTESA

Nell'app mobile:

Naviga nella scheda In Attesa e premi il pulsante di pausa. Apparirà un messaggio pop-up che ti chiederà di rilasciare la riparazione. Premi il pulsante Sì per confermare la modifica.
La riparazione verrà spostata nella scheda Non Completato.
Clicca sul pulsante Invia e premi Fatto per confermare che la riparazione è stata completata.

Gli stessi passaggi si applicano nella versione web, sotto il modulo Manutenzione.

RIPARAZIONI IN OUTSOURCING

Se le riparazioni richiedono la risoluzione da parte di una società in outsourcing, hai la possibilità di assegnare la riparazione a loro. Ecco come puoi farlo sul web:

Naviga nel modulo Manutenzione.
Seleziona la riparazione specifica che deve essere assegnata in outsourcing.
Clicca sui tre puntini e seleziona l'opzione Modifica.
Scegli l'opzione Società in outsourcing dal menu.
Seleziona la società appropriata dalla lista a discesa.

Tieni presente che prima di assegnare una riparazione a una società esterna, la società deve essere aggiunta. Puoi farlo accedendo al menu Amministrazione - Società in outsourcing. Se non hai accesso a questo menu, contatta il nostro team di supporto per assistenza.

NOTIFICARE LA SOCIETÀ IN OUTSOURCING

Se hai associato un indirizzo email alla società designata, è disponibile un'opzione per inviare loro una notifica riguardante la riparazione segnalata. Selezionando la società, apparirà una finestra pop-up che ti chiederà se desideri inviare loro una email. Scegli SÌ e un'email verrà automaticamente inviata per notificare il problema segnalato.

AGGIUNGERE IL CONSUMO DI MATERIALI

Puoi utilizzare questa funzionalità per monitorare le forniture di manutenzione. Per iniziare, aggiungi gli articoli sul web sotto "Articoli aggiuntivi - Forniture", dove potrai inserire il nome e la quantità. La quantità totale sarà quindi visualizzata.

Se non hai questa opzione nel tuo account, ti preghiamo di contattare il nostro team all'indirizzo support@flexkeeping.com