Réparations

Le module de maintenance de Flexkeeping vous permet de créer facilement des réparations pour votre service technique.
 Dans cet article, vous apprendrez à :

• CRÉER UNE NOUVELLE RÉPARATION
  

• OPTIONS SUPPLÉMENTAIRES
  

• VUE D’ENSEMBLE DES RÉPARATIONS EN ATTENTE
  

• RÉPARATIONS PLANIFIÉES
  

• METTRE UNE RÉPARATION EN ATTENTE
  

• RÉPARATIONS SOUS-TRAITÉES
  

• AJOUTER LA CONSOMMATION DE MATÉRIAUX
  
  

CRÉER UNE NOUVELLE RÉPARATION

Créer une réparation est un processus simple qui peut être effectué aussi bien sur le web que via l’application mobile, en trois étapes faciles :

ÉTAPE 1 : Ajouter une réparation

• Sur le web : allez dans Maintenance et cliquez sur le bouton vert « Ajouter une réparation ». Sélectionnez l’une des options suivantes : ajouter une réparation interne ou une réparation signalée par un client.
  
  

• Sur l’application mobile : sélectionnez « Chambre » dans le menu. Un grand bouton vert + apparaît en bas à droite. Cliquez dessus pour accéder à l’option « Ajouter une réparation ». Vous pouvez également y accéder via le menu latéral, dans le module Maintenance.
  
  

ÉTAPE 2 : Saisir les informations

• Statut de la réparation : par défaut, les réparations dans Flexkeeping sont internes. Vous pouvez modifier le statut en « Signalée par le client » en cliquant sur le bouton de statut.
  
  

• Priorité : choisissez parmi les options suivantes :
  
  

  • Basse
    
    

  • Moyenne
    
    

  • Urgente
    
    

• Sélectionner un code : choisissez le code approprié dans la liste (les codes disponibles proviennent de l’écran des codes d’assignation).
  
  

• Sélectionner un espace : indiquez la zone ou l’espace concerné par la réparation.
  
  

• Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Enregistrer. La réparation sera créée.
  
  

OPTIONS SUPPLÉMENTAIRES

• Ajouter des photos/vidéos
  
  

• Date d’échéance : précisez la date et l’heure de réalisation.
  
  

• Planification d’assignation : permet de créer des réparations futures.
  
  

• Liste de tâches : ajoutez des sous-tâches liées à la réparation.
  
  

ACCEPTER ET TERMINER DES RÉPARATIONS

Après la création, une notification est envoyée à tous les techniciens de maintenance. Ils décident ensemble qui prendra la responsabilité.

• Pour vous auto-assigner, cliquez sur l’icône en forme de silhouette puis confirmez.
  
  

• Une fois la réparation effectuée, cliquez sur Soumettre, puis sur Terminé pour confirmer.
  
  

VUE D’ENSEMBLE DES RÉPARATIONS EN ATTENTE

• Sur l’app mobile : cliquez sur l’icône de filtre pour organiser la liste selon la priorité, la date, l’état, etc.
  

• Sur le web : toutes les réparations sont accessibles depuis la page Maintenance. En cliquant sur une réparation, un panneau latéral apparaît avec les options : modifier, commenter, marquer comme terminé.
  
  

• En haut de la page, des filtres permettent de trier par état :
  
  

  • Soumises
    

  • Toutes
    

  • Terminées
    

  • En attente
    

  • Récurrentes
    

  • Futures
    

  • Mes tâches
    

  • Annulées
    

  • Sous-traitées
    
    

RÉPARATIONS FUTURES

Cette fonctionnalité vous permet de créer des réparations futures.
Commencez par accéder au module de maintenance et cliquez sur le bouton Ajouter une réparation. Sélectionnez le code approprié et l’espace correspondant à la réparation. Une fois cela fait, suivez les étapes ci-dessous.

Web :

Sur le côté droit de la boîte, cliquez sur le bouton Planifier la tâche.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra avec les options suivantes :

• Calendrier : Choisissez la date à laquelle cette tâche doit être effectuée.

• Heure : Sélectionnez l’heure précise à laquelle la réparation doit être terminée.

• Ajouter à l’heure sélectionnée :

• Tâche répétée : Marquez NON
  Sélectionnez la date à laquelle la réparation doit être effectuée et appuyez sur Enregistrer.

La réparation sera placée sous l’onglet Futures réparations puis déplacée automatiquement dans Non terminées à la date prévue.

Lors de la modification, vous pouvez choisir d’appliquer les changements uniquement à cette tâche ou à toutes les futures.

METTRE UNE RÉPARATION EN ATTENTE

Fonction utile lorsque vous devez suspendre une réparation (pièces à commander, intervention externe, etc.).

1. Sur mobile :
   
   

   1. Ouvrez la réparation.
      
      

   2. Cliquez sur l’icône pause en haut à droite.
      
      

   3. Indiquez la raison.
      
      

   4. Cliquez sur Confirmer.
       → La réparation est déplacée dans l’onglet En attente.

• Sur le web :
  
  

  1. Ouvrez la réparation.
     
     

  2. Cliquez sur les trois points → Mettre en attente.
     
     

  3. Indiquez la raison → Mettre en attente.
     

1. Pour reprendre :
   
   

   1. Allez dans l’onglet En attente.
      
      

   2. Cliquez sur l’icône pause → Oui pour libérer la réparation.
      
      

   3. Elle sera déplacée vers Non terminées.
      
      

   4. Cliquez sur Soumettre puis Terminé.
      
      

RÉPARATIONS SOUS-TRAITÉES

Si une réparation doit être effectuée par une société externe :

1. Allez dans le module Maintenance.
   
   

2. Sélectionnez la réparation concernée.
   
   

3. Cliquez sur les trois points → Modifier.
   
   

4. Choisissez l’option Société sous-traitante.
   
   

5. Sélectionnez la société dans la liste.
   
   

⚠️ La société doit d’abord être ajoutée via Administration → Sociétés sous-traitantes. Si vous n’avez pas accès, contactez le support.

• Notifier la société : si une adresse e-mail est associée, vous pouvez envoyer une notification automatique en choisissant « OUI ».
  
  

AJOUTER LA CONSOMMATION DE MATÉRIAUX

Cette fonction permet de suivre vos stocks de maintenance.

• Ajouter les articles : sur le web via Articles complémentaires – Fournitures de maintenance.
  
  

• Saisir une consommation : via Modifier la consommation → sélectionner l’article et la quantité utilisée.
  
  

• Suivi : via Analyses – Fournitures de maintenance, vous verrez les consommations.
  
  

? Si vous n’avez pas cette option, contactez notre support : support@flexkeeping.com