Oppgavekoder (Assignment Codes)

I denne artikkelen lærer du om:

• Hva oppgavekoder er
  
  

• Opprette oppgavekoder
  
  

• Importalternativ
  
  

• Legge til oversettelse
  
  

Hva er oppgavekoder?

Oppgavekoder fungerer som forhåndsdefinerte meldinger som kan brukes til å opprette følgende:

• Oppgaver
  
  

• Reparasjoner
  
  

• Rengjøringsfeil
  
  

• Kostnad for kvalitet
  
  

• Positiv tilbakemelding
  
  

• Negativ tilbakemelding
  
  

Oppgavekoder for oppgaver

Du kan bruke oppgavefunksjonen til å lage interne oppgaver for personalet. Når du oppretter oppgavekoder, tenk på alle potensielle oppgaver som du regelmessig tildeler ansatte på tvers av avdelinger. Eksempler:

• Interne oppgaver som å fylle på bykart, legge friske blomster, sjekke gjester med bursdag, osv.
  
  

• Gjestebestillinger som ekstra pute, ekstra håndkle, barneseng, osv.
  
  

• Forhåndsbestillinger: hund på rommet, twin-seng, ingen dunputer, osv.
  
  

Oppgavekoder for reparasjoner

Disse kodene brukes spesifikt for å rapportere reparasjoner til vedlikeholdsavdelingen. Tenk på alle mulige reparasjoner som kan rapporteres på eiendommen, for eksempel:

• Tett dusjsluk
  
  

• Ingen strøm på rommet
  
  

• Hårføner fungerer ikke
  
  

• AC fungerer ikke
  
  

• Ødelagt sengeramme
  
  

Oppgavekoder for rengjøringsfeil

Hvis du ikke er kjent med rengjøringsfeil, finner du mer detaljert informasjon på denne siden. Når du oppretter en oppgavekode, tenk på alle mulige rengjøringsfeil som kan oppstå under rengjøring, for eksempel:

• Støv under sengen
  
  

• Flekkete dusjglass
  
  

• Seng ikke korrekt oppredet
  
  

Oppgavekoder i modul for gjesterelasjoner

Hvis du bruker modulen for gjesterelasjoner, bør du også legge til oppgavekoder for kostnad for kvalitet og for positiv eller negativ tilbakemelding. Eksempler:

• Kostnad for kvalitet: Registrer tilfeller der gjester får kompensasjon, f.eks. bryllupsreise, jubileum, bursdag, VIP-opphold.
  
  

• Positiv tilbakemelding: Veldig rene rom, vennlig personale, god mat, osv.
  
  

• Negativ tilbakemelding: Rommet var ikke rengjort ordentlig, dårlig lukt, nedgradert rom.
  
  

Opprette oppgavekoder

• Naviger til Administrasjon – Oppgavekoder.
  
  

• Klikk på den blå knappen + Legg til ny oppgavekode og fyll ut følgende:
  
  

  • Tittel (Title): Navnet på oppgavekoden
    
    

  • Type: Velg hvilken type oppgavekode som gjelder
    
    

  • Eiendom (Property): Velg hvilken eiendom koden skal være synlig i. Du kan velge én eller flere eiendommer.
    
    

  • Kategorier (Categories): Velg kategori, om relevant. Mer info om kategorier finner du her.
    
    

  • Endre til skittent-alternativ (Change to Dirty): Spesielt nyttig for reparasjon og rengjøring. Velger du Ja, endres romstatus til “skittent” når koden brukes. Dette varsler renholderen om at rengjøringsfeilen er rapportert og at rommet må rengjøres på nytt.
    
    
    

• Når skjemaet er fylt ut, trykk på den grønne haken for å lagre.
  
  

Importalternativ

Hvis du har mange oppgavekoder å legge inn, kan du importere dem via Excel:

1. Klikk på Importer CSV-fil øverst til høyre.
   
   

2. Velg Last ned mal for å åpne et Excel-ark.
   
   

3. Fyll ut malens felter med informasjon for hver oppgavekode.
   
   

4. Lagre Excel-filen.
   
   

5. Gå tilbake til Flexkeeping og klikk på Importer.
   
   

6. Last opp den lagrede Excel-filen og bekreft importen.
   
   

Legge til oversettelse

Hvis eiendommen bruker flere språk:

1. Klikk på globus-ikonet på høyre side.
   
   

2. Velg Importer CSV-fil i oversettelsesvinduet.
   
   

3. Last ned oversettelsesmalen.
   
   

4. Fyll inn oversettelsene for hver oppgavekode i riktig språk.
   
   

5. Lagre CSV-filen.
   
   

6. Gå tilbake til Oppgavekoder-seksjonen.
   
   

7. Klikk på globus-ikonet igjen og velg Importer.
   

8. Last opp CSV-filen med oversettelsene og bekreft opplastinge