Aufgabencodes

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Was sind Aufgabencodes?

• Erstellung von Aufgabencodes

• Import-Option

• Übersetzungen hinzufügen

Was sind Aufgabencodes?

Aufgabencodes sind vordefinierte Nachrichten, die für die Erstellung folgender Elemente verwendet werden können:

• Aufgaben

• Reparaturen

• Reinigungsmängel

• Qualitätskosten

• Positives Feedback

• Negatives Feedback

Aufgabencodes für Aufgaben

Mit der Aufgabenfunktion können Sie interne Aufgaben für Ihr Personal erstellen. Beim Erstellen von Aufgabencodes sollten Sie alle potenziellen Aufgaben bedenken, die Sie regelmäßig an Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen vergeben. Dazu gehören:

• Interne Aufgaben, z. B. das Auffüllen von Stadtplänen, das Bereitstellen frischer Blumen oder das Überprüfen von Geburtstagsgästen.

• Gästewünsche, z. B. zusätzliches Kissen, zusätzliches Handtuch oder Babybett.

• Vor der Anreise, z. B. Hund im Zimmer, Twin-Bett, keine Federkissen.

Aufgabencodes für Reparaturen

Diese Codes werden speziell für die Meldung von Reparaturen an Ihre Wartungsabteilung verwendet. Beispiele für mögliche Reparaturen:

• Verstopfter Duschabfluss

• Kein Strom im Zimmer

• Föhn funktioniert nicht

• Klimaanlage defekt

• Gebrochenes Bettgestell

Aufgabencodes für Reinigungsmängel

Falls Sie mit dem Begriff Reinigungsmangel noch nicht vertraut sind, finden Sie weitere Informationen auf dieser Seite. Beim Erstellen eines Aufgabencodes sollten Sie alle möglichen Reinigungsmängel bedenken, z. B.:

• Staub unter dem Bett

• Verschmierte Duschglastür

• Bett nicht ordentlich gemacht

Aufgabencodes im Gästebetreuungsmodul

Wenn Sie unser Gästebetreuungsmodul nutzen, sollten Sie auch Aufgabencodes für Qualitätskosten sowie positives und negatives Feedback hinzufügen. Hier sind einige Beispiele:

• Qualitätskosten: Eintrag für besondere Anlässe, bei denen Gästen etwas kostenlos angeboten wird (z. B. Flitterwochen, Jubiläen, Geburtstage, VIP-Aufenthalte).

• Positives Feedback: Sehr saubere Zimmer, freundliches Personal, großartiges Essen.

• Negatives Feedback: Zimmer war nicht sauber, unangenehmer Geruch, Zimmer wurde herabgestuft.

Erstellung von Aufgabencodes

Um einen neuen Aufgabencode zu erstellen:

1. Navigieren Sie zu Administration → Aufgabencodes.

2. Klicken Sie auf den blauen Button „+ Neuen Aufgabencode hinzufügen“.

3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

   • Titel: Name des Aufgabencodes.

   • Typ: Wählen Sie den passenden Code-Typ aus.

   • Objekt: Wählen Sie das Objekt, in dem der Code sichtbar sein soll (bei mehreren Objekten können Sie mehrere auswählen).

   • Kategorien: Falls zutreffend, wählen Sie eine Kategorie aus (weitere Informationen finden Sie hier).

   • Änderung des Zimmerstatus auf „schmutzig“: Besonders nützlich für Reparaturen und Reinigungsmängel.

     • Wenn „Ja“ ausgewählt ist, wird das Zimmer automatisch als „schmutzig“ markiert, sobald dieser Code verwendet wird.

     • Dies ist hilfreich, wenn z. B. ein Reinigungsmangel gemeldet wird (z. B. schmutzige Dusche), damit das Housekeeping über die fehlerhafte Reinigung informiert wird.

   • Credits: Weisen Sie eine geschätzte Bearbeitungszeit für die Aufgabe zu (hauptsächlich für Aufgaben in öffentlichen Bereichen genutzt).

4. Klicken Sie auf den grünen Haken, um den Code zu speichern.

Import-Option

Wenn Sie eine große Anzahl an Aufgabencodes hinzufügen müssen, können Sie den Import über Excel nutzen:

1. Klicken Sie auf „Import CSV-Datei“ in der oberen rechten Ecke.

2. Laden Sie die Vorlage herunter („Vorlage herunterladen“). Eine Excel-Datei wird geöffnet.

3. Füllen Sie die Vorlage aus: Tragen Sie die entsprechenden Daten für jeden Aufgabencode ein.

4. Speichern Sie die Datei nach dem Ausfüllen.

5. Importieren Sie die Datei:

   • Gehen Sie zurück zu Flexkeeping und klicken Sie erneut auf „Import“.

   • Wählen Sie „Importieren“ und laden Sie die gespeicherte Excel-Datei hoch.

6. Bestätigen Sie den Import.

Übersetzungen hinzufügen

Falls Sie mehrere Sprachen in Ihrem Objekt nutzen, müssen Sie auch Übersetzungen hinzufügen:

1. Klicken Sie auf das Globus-Symbol auf der rechten Seite.

2. Wählen Sie „CSV-Import“ im Übersetzungsmenü.

3. Laden Sie die Übersetzungsvorlage herunter.

4. Füllen Sie die Übersetzungen aus:

   • Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Datei.

   • Übersetzen Sie die Aufgabencodes in die jeweiligen Sprachen.

   • Speichern Sie die Datei.

5. Importieren Sie die Übersetzung:

   • Gehen Sie zurück zu Aufgabencodes.

   • Klicken Sie erneut auf das Globus-Symbol und wählen Sie „Importieren“.

   • Laden Sie die gespeicherte CSV-Datei mit den Übersetzungen hoch.

6. Bestätigen Sie den Upload.

 diesem Artikel erfahren Sie:

• Was sind Aufgabencodes?

• Erstellung von Aufgabencodes

• Import-Option

• Übersetzungen hinzufügen

Was sind Aufgabencodes?

Aufgabencodes sind vordefinierte Nachrichten, die für die Erstellung folgender Elemente verwendet werden können:

• Aufgaben

• Reparaturen

• Reinigungsmängel

• Qualitätskosten

• Positives Feedback

• Negatives Feedback

Aufgabencodes für Aufgaben

Mit der Aufgabenfunktion können Sie interne Aufgaben für Ihr Personal erstellen. Beim Erstellen von Aufgabencodes sollten Sie alle potenziellen Aufgaben bedenken, die Sie regelmäßig an Ihre Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen vergeben. Dazu gehören:

• Interne Aufgaben, z. B. das Auffüllen von Stadtplänen, das Bereitstellen frischer Blumen oder das Überprüfen von Geburtstagsgästen.

• Gästewünsche, z. B. zusätzliches Kissen, zusätzliches Handtuch oder Babybett.

• Vor der Anreise, z. B. Hund im Zimmer, Twin-Bett, keine Federkissen.

Aufgabencodes für Reparaturen

Diese Codes werden speziell für die Meldung von Reparaturen an Ihre Wartungsabteilung verwendet. Beispiele für mögliche Reparaturen:

• Verstopfter Duschabfluss

• Kein Strom im Zimmer

• Föhn funktioniert nicht

• Klimaanlage defekt

• Gebrochenes Bettgestell

Aufgabencodes für Reinigungfehler

Falls Sie mit dem Begriff Reinigunfgehler noch nicht vertraut sind, finden Sie weitere Informationen auf dieser Seite. Beim Erstellen eines Aufgabencodes sollten Sie alle möglichen Reinigungsmängel bedenken, z. B.:

• Staub unter dem Bett

• Verschmierte Duschglastür

• Bett nicht ordentlich gemacht

Aufgabencodes im Gästebetreuungsmodul-VFC

Wenn Sie unser Gästebetreuungsmodul - VFC nutzen, sollten Sie auch Aufgabencodes für Qualitätskosten sowie positives und negatives Feedback hinzufügen. Hier sind einige Beispiele:

• Qualitätskosten: Eintrag für besondere Anlässe, bei denen Gästen etwas kostenlos angeboten wird (z. B. Flitterwochen, Jubiläen, Geburtstage, VIP-Aufenthalte).

• Positives Feedback: Sehr saubere Zimmer, freundliches Personal, großartiges Essen.

• Negatives Feedback: Zimmer war nicht sauber, unangenehmer Geruch, Zimmer wurde herabgestuft.

Erstellung von Aufgabencodes

Um einen neuen Aufgabencode zu erstellen:

1. Navigieren Sie zu Administration → Aufgabencodes.

2. Klicken Sie auf den blauen Button „+ Neuen Aufgabencode hinzufügen“.

3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

   • Titel: Name des Aufgabencodes.

   • Typ: Wählen Sie den passenden Code-Typ aus.

   • Einrichtungen : Wählen Sie das Objekt, in dem der Code sichtbar sein soll (bei mehreren Objekten können Sie mehrere auswählen).

   • Kategorien: Falls zutreffend, wählen Sie eine Kategorie aus (weitere Informationen finden Sie hier).

   • Änderung des Zimmerstatus auf „schmutzig“: Besonders nützlich für Reparaturen und Reinigungsmängel.

     • Wenn „Ja“ ausgewählt ist, wird das Zimmer automatisch als „schmutzig“ markiert, sobald dieser Code verwendet wird.

     • Dies ist hilfreich, wenn z. B. ein Reinigungsmangel gemeldet wird (z. B. schmutzige Dusche), damit das Housekeeping über die fehlerhafte Reinigung informiert wird.

   • Credits: Weisen Sie eine geschätzte Bearbeitungszeit für die Aufgabe zu (hauptsächlich für Aufgaben in öffentlichen Bereichen genutzt).

4. Klicken Sie auf den grünen Haken, um den Code zu speichern.

Import-Option

Wenn Sie eine große Anzahl an Aufgabencodes hinzufügen müssen, können Sie den Import über Excel nutzen:

1. Klicken Sie auf „Import CSV-File“ in der oberen rechten Ecke.

2. Laden Sie die Vorlage herunter („Vorlage herunterladen“). Eine Excel-Datei wird geöffnet.

3. Füllen Sie die Vorlage aus: Tragen Sie die entsprechenden Daten für jeden Aufgabencode ein.

4. Speichern Sie die Datei nach dem Ausfüllen.

5. Importieren Sie die Datei:

   • Gehen Sie zurück zu Flexkeeping und klicken Sie erneut auf „Import“.

   • Wählen Sie „Importieren“ und laden Sie die gespeicherte Excel-Datei hoch.

6. Bestätigen Sie den Import.

Übersetzungen hinzufügen

Falls Sie mehrere Sprachen in Ihrem Objekt nutzen, müssen Sie auch Übersetzungen hinzufügen:

1. Klicken Sie auf das Globus-Symbol auf der rechten Seite.

2. Wählen Sie „CSV-Import“ im Übersetzungsmenü.

3. Laden Sie die Übersetzungsvorlage herunter.

4. Füllen Sie die Übersetzungen aus:

   • Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Datei.

   • Übersetzen Sie die Aufgabencodes in die jeweiligen Sprachen.

   • Speichern Sie die Datei.

5. Importieren Sie die Übersetzung:

   • Gehen Sie zurück zu Aufgabencodes.

   • Klicken Sie erneut auf das Globus-Symbol und wählen Sie „Importieren“.

   • Laden Sie die gespeicherte CSV-Datei mit den Übersetzungen hoch.

6. Bestätigen Sie den Upload.