Introduction aux Services Automatisés

Créé par Nuša Prejac, Modifié le Ven, 3 Oct. à 7:30 H par Nuša Prejac

Table des matières

Découvrez les Services Automatisés : le premier produit de l’industrie signé Flexkeeping, qui offre une personnalisation inégalée et une automatisation du service.

Ils aident les équipes hôtelières à créer des services sur mesure pour les clients et à automatiser leur exécution en reliant Flexkeeping aux données de leur PMS.

Les Services Automatisés permettent de créer des affectations avec un minimum d’intervention de l’utilisateur grâce à des déclencheurs tels que :

Les détails de réservation
Les produits ou services
Les attributs clients

Ces déclencheurs peuvent générer différents types d’affectations pour divers membres de l’équipe, avec une logique personnalisée pour garantir une répartition adaptée des tâches.

Exemple :
Si une réservation dans le PMS comporte un attribut client « VIP 2 », Flexkeeping générera automatiquement plusieurs tâches avant l’arrivée du client, telles que :

L’équipe relations clients prépare une lettre de bienvenue
L’équipe housekeeping prépare un peignoir et des chaussons dans la chambre
La cuisine prépare un plateau VIP
Le service F&B apporte la lettre de bienvenue et le plateau VIP dans la chambre

Ce niveau d’automatisation élimine les tâches administratives chronophages, réduit les erreurs humaines coûteuses et évite les mauvaises communications entre services. Cela permet aux équipes de collaborer efficacement tout en libérant du temps pour offrir des expériences hyper-personnalisées aux clients.

Principales fonctionnalités

Les Services Automatisés récupèrent les données et demandes clients depuis le PMS intégré et les transforment en une chaîne de tâches fluide.

Déclencheurs possibles :

Produits ou services
Société ou agence de voyage
Attribut client ou de réservation
Plan tarifaire
Nombre de clients

Chaque service peut inclure :

Des listes de tâches détaillées
Des pré-affectations par service
Des délais de réalisation
Des étapes et sous-tâches pour garantir une exécution sans faille

✅ Toutes ces fonctions sont 100 % personnalisables selon les standards, la structure opérationnelle et les objectifs de votre établissement.

Comment ça marche

Étape 1 : Appel de lancement
Lors de cette session Q&A, votre Onboarding Manager (OM) ou Customer Success Manager (CS) analysera vos besoins : demandes fréquentes des clients, préparations particulières de chambres, schémas de nettoyage spécifiques, etc. Ensemble, vous établirez un workflow adapté à vos opérations.

Étape 2 : Création des automatisations
Nous identifions les éléments nécessaires : ID de produits/services, ID d’attributs clients, ID de tarifs et autres déclencheurs uniques (par ex. nombre de clients ou d’enfants dans une réservation).

Exemples d’automatisations :

Lit bébé pour une réservation avec enfant
Package de bienvenue VIP
Coordination du transfert aéroport
Nettoyage supplémentaire demandé par le client
Service de blanchisserie
Nettoyage supplémentaire pour une réservation avec un chien

Étape 3 : Mise en route

Nous nous occupons de la configuration et des tests afin de garantir le bon fonctionnement. Ensuite, les Services Automatisés sont prêts à l’emploi.

? Toute tâche automatisée sera identifiée par un badge Services Automatisés, visible dans l’aperçu et le détail des tâches.

Compatibilité et intégration

Le niveau de compatibilité dépend de l’intégration avec le PMS.

Toujours disponible : informations de base comme arrivée et départ.
En option : informations supplémentaires (ex. heure prévue de check-in ou check-out), selon le PMS.

PMS pris en charge :

Mews
Apaleo
Opera

FAQ

Q : Un produit PMS peut-il déclencher plusieurs tâches ?
Oui. De plus, chaque tâche peut avoir un code différent et être affectée à une équipe distincte.

Q : Peut-on adapter la quantité d’une tâche selon le nombre de clients ?
Oui. Les Services Automatisés peuvent combiner plusieurs déclencheurs, comme le nombre de clients et le nombre de produits demandés.
➡ Exemple : si une chambre demande des serviettes supplémentaires, Flexkeeping identifie le nombre de clients et crée une tâche pour livrer exactement la bonne quantité de serviettes.

Q : Qui contacter pour des questions ou des retours ?
Notre équipe support est toujours disponible : support@flexkeeping.com.

Exigences techniques

Aucune exigence supplémentaire au-delà des spécifications minimales nécessaires pour utiliser Flexkeeping.
La seule limite dépend des données disponibles via l’intégration PMS.

Mise en route

Notre équipe Sales ou Customer Success vous guidera dans les étapes d’activation. Selon vos besoins, nous pouvons proposer une période d’essai ou un pilote, durant laquelle notre équipe suivra vos progrès et vous apportera son soutien.