Introducción a los Servicios Automatizados

Creada por Nuša Prejac, Modificado el Vie., 28 Feb. a las 8:15 P. M. por Nuša Prejac

ÍNDICE

Te presentamos los Servicios Automatizados, el primer producto en la industria desarrollado por Flexkeeping que ofrece una personalización y automatización de servicios sin precedentes. Esta función permite a los equipos hoteleros crear servicios personalizados para los huéspedes y automatizar su entrega al conectar Flexkeeping con los datos del PMS.

Los Servicios Automatizados permiten generar asignaciones con un mínimo esfuerzo manual utilizando activadores como detalles de la reserva, productos o servicios y atributos del huésped. Estos activadores generan distintos tipos de asignaciones para los miembros del equipo, aplicando lógica personalizada para una distribución eficiente de tareas.

Por ejemplo: si hay una reserva en el PMS con el atributo del huésped "VIP 2", Flexkeeping generará múltiples tareas previas a la llegada antes de que el huésped haga check-in. Estas tareas son completamente personalizables y pueden incluir:

El equipo de relaciones con huéspedes prepara una carta de bienvenida.
El equipo de housekeeping coloca un albornoz y pantuflas en la habitación.
La cocina prepara un plato de bienvenida VIP.
El departamento de Alimentos y Bebidas (F&B) entrega la carta de bienvenida y el tratamiento VIP en la habitación.

Este nivel de automatización elimina tareas administrativas que consumen tiempo, reduce errores costosos y previene malentendidos entre departamentos, facilitando una colaboración sin fricciones. Además, permite que el personal dedique más tiempo a brindar experiencias altamente personalizadas a los huéspedes.

Capacidades clave

Los Servicios Automatizados extraen datos y solicitudes de huéspedes desde el PMS integrado y los transforman en una cadena optimizada de tareas. Esto permite que hoteles de todos los tamaños ejecuten numerosos escenarios de servicio y automaticen las tareas necesarias para llevarlos a cabo.

Se pueden utilizar distintos activadores para generar estas tareas, como:

Productos o servicios
Empresa o agencia de viajes
Atributo del huésped o de la reserva
Plan tarifario
Cantidad de huéspedes

Cada servicio puede incluir listas detalladas de tareas, asignaciones previas a departamentos y plazos de entrega. También pueden configurarse fases y subtareas para garantizar que cada elemento del servicio se entregue de manera fluida.

Lo más importante es que todas estas funciones son 100 % personalizables para alinearse con los estándares, la estructura operativa y los objetivos de tu propiedad.

Cómo funciona

Paso 1: Llamada inicial

Durante esta sesión de preguntas y respuestas, tu Onboarding Manager (OM) o Customer Success Manager (CS) conocerá a fondo tus necesidades. Esto incluye solicitudes especiales de los huéspedes, preparaciones específicas de habitaciones, patrones de limpieza únicos y más. A partir de ahí, establecemos un flujo de trabajo adaptado a tus operaciones.

Paso 2: Creación de automatización

Es hora de los detalles. Te ayudaremos a identificar todos los elementos clave para implementar tus primeras automatizaciones, como identificadores únicos de productos o servicios, atributos de huéspedes, identificadores de tarifas y otros activadores (como la cantidad de huéspedes o niños en una reserva).

Puedes automatizar prácticamente cualquier proceso. Algunos casos de uso de nuestros clientes incluyen:

Cuna para una reserva con un niño
Paquete VIP de bienvenida
Coordinación de traslados al aeropuerto
Limpieza adicional solicitada por un huésped
Servicio de lavandería
Limpieza extra para una reserva con mascota

Paso 3: Listo para usar

Una vez definidas las automatizaciones, nos encargamos de la configuración y pruebas para garantizar que todo funcione perfectamente. Después de esto, los Servicios Automatizados estarán listos para su uso.

Cualquier tarea automatizada dentro de Flexkeeping recibirá una insignia de Servicios Automatizados, visible en las pantallas de Resumen de Tareas y Detalles de Tareas.

Compatibilidad e integración

El nivel de compatibilidad depende de la integración con el PMS. Algunos datos, como la fecha de llegada y salida, siempre están disponibles. Sin embargo, información adicional, como la hora exacta de check-in o check-out programada, dependerá de los detalles específicos de la integración.

Las integraciones de PMS compatibles incluyen:

Mews
Apaleo
Opera

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puede un solo producto en Mews activar múltiples tareas?
Sí. Además, cada tarea puede usar un código diferente y asignarse a distintos equipos.

¿Es posible establecer una cantidad de productos en la tarea según el número de huéspedes en la reserva?
Sí, los Servicios Automatizados pueden combinar múltiples activadores, incluyendo la cantidad de productos o servicios en la reserva y el número de huéspedes. Por ejemplo, si una habitación solicita toallas adicionales, Flexkeeping identificará automáticamente cuántos huéspedes hay en la reserva y creará una tarea para entregar la cantidad exacta de toallas necesarias.

¿A quién puedo contactar para preguntas o comentarios?
Nuestro equipo de soporte siempre está disponible para ayudarte. Puedes contactarnos por correo electrónico en support@flexkeeping.com.

Requisitos técnicos

Aparte de las limitaciones de integración con el PMS, no existen requisitos adicionales para los dispositivos, más allá de las especificaciones mínimas necesarias para ejecutar la plataforma de Flexkeeping.

Primeros pasos

Nuestro equipo de Ventas o Customer Success te guiará en los pasos necesarios para activar la función. Dependiendo del cliente, podemos ofrecer un período de prueba o piloto en el que el equipo de Customer Success supervisará el progreso y brindará asistencia continua.