Codes d’Affectation

Dans cet article, vous allez apprendre :

• Ce que sont les codes d’affectation
  
  

• Créer des codes d’affectation
  
  

• Option d’importation
  
  

• Ajouter une traduction
  
  

Que sont les codes d’affectation ?

Les codes d’affectation servent de messages prédéfinis qui peuvent être utilisés pour créer les éléments suivants :

• Tâches
  
  

• Réparations
  
  

• Anomalies de nettoyage
  
  

• Coût de qualité
  
  

• Retours positifs
  
  

• Retours négatifs
  
  

Codes d’affectation pour les tâches

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité des tâches pour créer des tâches internes pour votre personnel. Lors de la création des codes d’affectation, pensez à toutes les tâches que vous assignez régulièrement à votre équipe dans tous les départements. Cela peut inclure :

• Tâches internes : réapprovisionner les plans de la ville, apporter des fleurs fraîches, vérifier les clients ayant un anniversaire, etc.
  
  

• Demandes des clients : oreiller supplémentaire, serviette supplémentaire, lit bébé, etc.
  
  

• Demandes avant l’arrivée : chien dans la chambre, lits jumeaux, oreillers sans plumes, etc.
  
  

Codes d’affectation pour les réparations

Ces codes sont utilisés spécifiquement pour signaler les réparations à votre service de maintenance. Réfléchissez donc à toutes les réparations possibles qui peuvent être signalées dans votre établissement. Voici quelques exemples :

• Douche bouchée
  
  

• Pas d’électricité dans la chambre
  
  

• Sèche-cheveux en panne
  
  

• Climatisation qui ne fonctionne pas
  
  

• Cadre de lit cassé
  
  

Codes d’affectation pour les anomalies de nettoyage

Si vous n’êtes pas encore familier avec les anomalies de nettoyage, vous pouvez trouver plus d’informations détaillées sur cette page. Lors de la création d’un code d’affectation, pensez à toutes les anomalies possibles qui pourraient se produire lors du nettoyage. Par exemple :

• Poussière sous le lit
  
  

• Vitre de douche tachée
  
  

• Lit mal fait
  
  

Codes d’affectation utilisés dans le module Guest Relations

Si vous utilisez notre module Guest Relations, vous voudrez également ajouter des codes d’affectation pour le coût de qualité ainsi que pour les retours positifs et négatifs que vous pourriez recevoir. Voici quelques exemples :

• Coût de qualité : créez des entrées pour les occasions où vous offrez quelque chose à vos clients (lune de miel, anniversaire, séjour VIP, etc.).
  
  

• Retour positif : chambres très propres, personnel accueillant, excellente nourriture, etc.
  
  

• Retour négatif : chambre pas bien nettoyée, mauvaise odeur, chambre déclassée.
  
  

Créer des codes d’affectation

Pour créer un code d’affectation :

1. Allez dans Administration → Codes d’affectation.
   
   

2. Cliquez sur le bouton bleu + Ajouter un nouveau code d’affectation et remplissez les informations suivantes :
   
   

   • Titre : nom du code d’affectation.
     
     

   • Type : choisissez le type de code d’affectation approprié.
     
     

   • Établissement : choisissez l’établissement dans lequel le code d’affectation doit apparaître. (Si vous en avez plusieurs, vous pouvez en choisir un ou plusieurs.)
     
     

   • Catégories : sélectionnez la catégorie, si applicable.
     
     

   • Option “Changer en sale” : particulièrement utile pour signaler des problèmes de réparation ou de nettoyage. Sélectionner Oui signifie que lorsque ce code est choisi, le statut de la chambre passera en sale. (Exemple : une anomalie de nettoyage est signalée → le/la gouvernant·e est notifié·e et doit revenir nettoyer correctement.)
     
     

   • Crédits : permet d’assigner le temps nécessaire pour accomplir la tâche (surtout pour le nettoyage des espaces communs).
     
     

➡ Une fois le formulaire complété, cliquez sur la coche verte pour enregistrer.

Option d’importation

Si vous avez plusieurs codes d’affectation à créer, vous pouvez simplifier le processus grâce à l’importation Excel :

1. Cliquez sur le bouton Importer un fichier CSV en haut à droite.
   
   

2. Télécharger le modèle : sélectionnez cette option pour ouvrir un fichier Excel.
   
   

3. Remplir le modèle : complétez les champs avec les informations nécessaires pour chaque code d’affectation.
   
   

4. Enregistrer le fichier.
   
   

5. Revenez dans Flexkeeping, cliquez à nouveau sur Importer, puis choisissez l’option Importer.
   
   

6. Téléverser le fichier Excel rempli et confirmer l’importation.
   
   

Ajouter une traduction

Si vous utilisez plusieurs langues dans votre établissement, vous devrez également effectuer une traduction.

1. Cliquez sur le symbole du globe à droite de l’écran.
   
   

2. Sélectionnez Importer un fichier CSV dans l’interface de traduction.
   
   

3. Téléchargez le modèle de traduction fourni.
   
   

4. Complétez les traductions dans le fichier CSV pour chaque code d’affectation, dans les langues souhaitées.
   
   

5. Enregistrez le fichier.
   
   

6. Retournez dans la section Codes d’affectation.
   
   

7. Cliquez à nouveau sur le globe, puis sélectionnez Importer.
   
   

8. Téléversez le fichier CSV contenant les traductions et confirmez l’importation.